مهام المكتب :

1. كتابة الخطابات
2. متابعة جميع المعاملات الخاصة بنظام ديوان (الصادر - الوارد)
3. التواصل مع الوحدات والكليات عن طريق البريد الالكتروني - عن طريق التواصل الهاتفي.
4. الاشراف والمتابعة على سير عمل الادارات.
5. الاشراف والمتابعة على سير عمل الوحدات التابعة للمستشارة.
6. ادارة ومتابعة العمل بمكتب المستشارة.
7. استقبال المعاملات على البريد الالكتروني.
8. توجيه المعاملات للمستشارة.
9. الرد على الجهات المرسلة بعد تنفيذ العمل.
10. استقبال المراجعين.
11. تنسيق الاجتماعات.
12. تسجيل مواعيد المستشارة.
13. استقبال التصاريح على نظام ديوان والبريد الالكتروني والتأكد من مطابقتها واستيفائها واعتمادها واعادة ارسالها لوحدة التصاريح.
14. ارسال التعاميم الادارية عبر البريد الالكتروني.

الخدمات التي تقدمها الوحدة :

• حجز القاعة للاجتماعات.
• مفتاح الماستر كي.
• استقبال المراجعين.
• تنظيم مواعيد للمراجعين لمقابلة الدكتورة.
• تيسير عمل جميع الادارات والوحدات التابعة لها.

المسؤوليات التي تقع على عاتق الوحدة :

• متابعة بعض المعاملات بعد توجيهها للإدارات والكليات.
• التواصل مع الجهات في حال تاخر المعاملات.
• طلب توجيه جميع المعاملات الى الدكتورة.
• مراجعة وتدقيق المعاملات قبل طلب توجيهها إلى الدكتورة.
• مراجعة وتدقيق الخطابات قبل اعتمادها إلى الدكتورة.
• تنسيق العمل مع الادارات والوحدات.
• متابعة المعاملات بين الادارات والوحدات ( هاتفياً - البريد الالكتلاروني - ديوان )

النماذج المستخدمة في الوحدة :

عددها / 1

اسماء النماذج المستخدمة ( مع ارفاق النموذج في الايميل عند ارسال الملف )

• نموذج استلام مفتاح (master key)
• نموذج استلام المفاتيح الواردة لمكتب المستشارة.